تلفن گويا و کاربرد آن چیست؟
تلفن گويا و کاربرد آن چیست؟
آيا تا به حال با سازماني تماس گرفته ايد كه صدايي را بشنويد و از شما بخواهد عددي را از يك فهرست انتخاب كرده، وارد كنيد يا بخوانيد؟ در واقع شما با يك سيستم تلفن گويا ارتباط برقرار كرده ايد. در هر موسسه چگونگي ارائه خدمات به مراجعين با تلفن گويا و داشتن سيستم‌هاي پاسخگويي به مشتريان(تلفن گويا)يكي از مهم‌ترين عوامل رضايت مشتريان و در نتيجه سودآوري و پيشرفت موسسه می باشد. با استفاده آسان از تلفن براي عموم، ارتباط تلفني (تلفن گويا) اولين راه ارتباط مردم با سازمان است.
از این رو داشتن بخش روابط عمومي و پاسخگويي به مراجعين از اساسي‌ترين نيازهاي هر سازمان است و در بسياري مواقع نيروي انساني بسياري را درگير مي‌نمايد. به همین منظور سيستم‌هايي تحت عنوان تلفن گويا وارد بازار شدند كه سيستم تلفن گويا ابزاري براي برقراری ارتباط مستقيم و دريافت اطلاعات از يك مركز اطلاع رساني مي‌باشند كه با تجهيز سازمان به تلفن گويا، ارباب رجوع بدون نياز به داشتن امکانات خاص، با در اختيار داشتن يك خط تلفن معمولي می تواند با سيستم تلفن گويا تماس گرفته و اطلاعات لازم خود را كه قبلا در سيستم تلفن گويا براي آنها فراهم گرديده به صورت صوتي دريافت كند.تلفن گويا همانگونه که مشخص است رسانه ای است برای ارائه اطلاعات سازمان به صورت خودکار و از طریق تلفن.
نمونه ای از اطلاعات ایستای قابل عرضه در سیستم تلفن گويا عبارتند از :
- معرفی اهداف و رسالتهای سازمان در سیستم تلفن
- معرفی کوتاه زیر بخشها و واحد های سازمانی در سیستم تلفن
- نشانی ها و شماره تلفن های بخش ها و مسؤولین مهم سازمان در سیستم تلفن
- اخبار مهم نظیر نمایشگاه ها، کنفرانس ها و یا مناسبت ها در سیستم تلفن
- معرفی زمانها و یا دوره های زمانی خاص برای سازمان در سیستم تلفن گويا
نرم افزار تلفن امکان اتصال به بانک هاي اطلاعاتی از قبیل Access, SQL Server, Oracle را دارا میباشد و می تواند در هر قسمت از چارت سیستم تلفن ، با گرفتن کد یا پارامترهای ورودی، گزارش یا متن مورد نظر را بصورت پویا تولید، خوانده و یا فکس کند. سیستم تلفن قادر است مقادیر عددی، تاریخ، ساعت، وضعیتها و مقادیر مشخص دیگر را به صورت هوشمند و با فرمتهای متنوع بیان کند.
نمونه ای از اطلاعات پویا که از بانک های اطلاعاتی تلفن گويا استخراج می شود و می تواند برای هر کاربر متفاوت باشد عبارتند از:
- تلفن مانده حساب مشتری، گردش حساب ها و یا گزارشات مالی
- تلفن اطلاعات تحصیلی شامل دوره های تحصیلی، نمرات، تاریخ امتحانات
- تلفن وضعیت پرونده ها، نامه ها و مکاتبات
- تلفن اعلام وضعیت آب و هوا ، اوقات شرعی ، ساعت و …
- تلفن اعلام نرخ ارز و وضعیت بازار سهام
- تلفن طراحی چارت (Call Flow)
شایان ذکر است برای کسب اطلاعات بیشتر از دیگر سیستم های مدیریت تماس به صفحه مدیریت مرکز تماس مراجعه کرده و با امکانات نرم افزاری مدیریت مرکز تماس ماهان ویپ آشنا شوید.